U poslovnoj komunikaciji e-mail je često prvi dojam koji ostavljamo. Previše hladan mail može zvučati bahato, a previše opširan i „umiljat“ lako postaje naporan. Dobra je vijest da poslovni bonton ima jednostavna pravila koja pomažu pronaći ravnotežu.
Dobar poslovni mail je jasan, pristojan i kratak. Ne mora biti hladan da bi bio profesionalan, niti opširan da bi bio ljubazan. Kada primatelju olakšate razumijevanje i odgovor, učinili ste točno ono što poslovni bonton očekuje.
I nakon toliko godina korištenja poslovne elektroničke pošte, mnogi i dalje ne znaju ili jednostavno ne primjenjuju osnovna pravila pravilnog obraćanja i uzvraćanja odgovora.
Predmet maila – kratak i smislen
Predmet treba jasno reći zašto pišete.
Loše: Upit, Molim Vas, Hitno!
Dobro: Upit o ponudi za travanj, Dogovor oko sastanka 15. 5.
Primatelj mora znati o čemu se radi prije nego što otvori poruku.
Pristojan, ali prirodan pozdrav
Pozdrav postavlja ton maila. Sigurne i prihvatljive varijante su: Poštovani / Poštovana, Dobar dan, Poštovani gospodine / gospođo (prezime).
Izbjegavajte previše prisne oblike ako se ne poznajete, ali i krute, birokratske formule ako za to nema potrebe. Izrazi poput dragi, draga, mila, mili, ljepotice i slično pripadaju privatnoj, a ne poslovnoj korespondenciji.
Odmah prijeđite na stvar
Poslovni mail nije mjesto za duga uvodna razmišljanja. Nema potrebe za rečenicama poput: Ovim putem Vam se javljam kako bih Vas zamolio…
Umjesto toga, jednostavno napišite:
Javljam se vezano uz…, Šaljem upit u vezi…
Kratko, jasno i konkretno.
Ljubaznost bez pretjerivanja
Jedno „molim“ i jedno „hvala“ sasvim su dovoljni. Pretjerano ublažavanje može zvučati nesigurno ili naporno.
Loše: Ako nije problem, ako biste možda mogli, ako Vam nije teško…
Dobro: Molim Vas za informaciju o… Bila bih zahvalna na povratnoj informaciji do…
Jasan zahtjev ili očekivanje
Ako nešto tražite recite to jasno. Ako očekujete odgovor naznačite rok, ali pristojno.
Primjeri: Molim Vas da mi javite odgovara li Vam predloženi termin. Ako je moguće, povratnu informaciju bih voljela dobiti do petka.
To nije pritisak već profesionalnost.
Bez pasivne agresije i uskličnika
Rečenice poput: Već sam Vam pisao!!! Čekam odgovor!, djeluju nepristojno i stvaraju otpor. Ako podsjećate, učinite to neutralno i profesionalno: Podsjećam se na raniji mail u vezi…
Potpis – jednostavan i uredan
Potpis treba sadržavati osnovne podatke: ime i prezime, funkciju i kontakt. Bez citata, emotikona i osobnih poruka u poslovnoj komunikaciji osim ako kultura tvrtke to izričito dopušta.
