U poslovnom svijetu e-mail je često prvi dojam koji ostavljamo i ponekad jedini. Način na koji odgovaramo na poruke može otkriti više o nama nego sastanak uživo: koliko smo organizirani, koliko poštujemo tuđe vrijeme i koliko ozbiljno shvaćamo posao.
Zato poslovni bonton u komunikaciji mailom nije sitnica, nego alat profesionalnosti.
Odgovorite na vrijeme
Idealno je odgovoriti unutar 24 sata, čak i ako nemate sve informacije. U tom slučaju dovoljno je kratko potvrditi primitak poruke i najaviti kada ćete poslati detaljan odgovor. Tišina se u poslovnom svijetu često tumači kao nezainteresiranost ili neprofesionalnost. A takvih je puno.
Jasnoća je važnija od dužine
Dobar mail nije nužno dug, ali mora biti razumljiv. Pišite konkretno, bez suvišnih digresija, i odmah na početku naznačite razlog javljanja. Ljudi svakodnevno dobivaju desetke poruka, pomozite im da vašu pročitaju bez napora.
Budite pristojni, ali prirodni.
Ton poruke također igra veliku ulogu. Previše formalnosti može djelovati hladno, a previše opuštenosti neprofesionalno. Jednostavan pozdrav, jasan sadržaj i korektan završetak u pravilu su najbolja kombinacija.
Detalji
Važno je i paziti na detalje. Pravopisne pogreške, krivo napisano ime ili nejasna struktura mogu ostaviti loš dojam, bez obzira na sadržaj. Prije slanja, uvijek vrijedi još jednom pročitati poruku.
Ne odgovarajte impulzivno
Još jedno pravilo koje se često zanemaruje jest – ne odgovarajte impulzivno. Ako je mail emotivan ili neugodan, bolje je uzeti kratku pauzu i odgovoriti smireno i profesionalno. Pisana riječ nema ton glasa ni mimiku, pa se lako može pogrešno protumačiti.
Naslov (subject)
Također, koristite naslov (subject) koji jasno opisuje sadržaj. To olakšava komunikaciju i vama i primatelju, osobito kada se razgovor nastavlja kroz više poruka.
Na kraju, imajte na umu da je svaki mail dio vašeg profesionalnog identiteta. Ne mora biti savršen, ali treba biti jasan, pristojan i svrhovit.
Jer u svijetu brzih poruka i prepunih inboxa, ponekad je upravo dobro napisan mail ono što vas izdvaja od drugih.
